Privacy

Conform de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) dient iedere organisatie een privacyreglement te hebben. Voor Gilde Zutphen is deze momenteel nog in ontwikkeling met de bedoeling deze eind 2018 rond te hebben.

Hieronder vind u de aanzet tot ons privacyreglement.

 

Inleiding

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht in de hele EU. In deze verordening en de Europese privacywetgeving zijn regels vastgelegd voor het registreren en gebruiken van persoonsgegevens door alle organisaties, bedrijven, overheidsinstellingen, verenigingen en stichtingen.

De wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand over wie gegevens in een bestand zijn vastgelegd en wat de plichten zijn van degenen die zo’n bestand voeren.

  • Persoonsgegevens mogen alleen voor een van te voren bepaald doel worden vastgelegd,
  • Deze gegevens mogen alleen in handen komen van de personen en/of instanties waarvoor ze bedoeld zijn.
  • De wet geeft de geregistreerde het recht de gegevens die over haar/hem zijn vastgelegd in te zien, een goed leesbare kopie hiervan op te vragen en de gegevens te laten corrigeren, cq verwijderen.
  • De geregistreerde kan de organisatie ook vragen aan wie de gegevens eventueel zijn verstrekt.

Privacy Reglement Gilde-Zutphen

Gilde-Zutphen is een vrijwilligersorganisatie die zich ten doel stelt om kennis, kunde, en levenservaring van de vrijwilligers te delen met, en ten dienste te stellen van, anderen. Gilde Zutphen  heeft werkgroepen met ieder een eigen verantwoordelijkheid en de werkgroepen houden hun eigen bestand bij van hun vrijwilligers, zowel als van hun klanten.

Doel van de persoonsregistratie bij Gilde Zutphen

Gilde Zutphen koppelt mensen die hun kennis, kunde en ervaring belangeloos ten dienste stellen aan andere personen die daar gebruik van willen maken.

Om deze koppelingen goed te kunnen maken is inzicht in de wensen van de klant nodig en zijn de gevraagde gegevens ook nodig voor de bereikbaarheid van de klanten, de vrijwilligers, en ook voor de financiële afhandeling als gevolg van gesloten overeenkomsten.

Alle persoonsgegevens zijn uitsluitend voor intern gebruik binnen het Gilde. Mocht het noodzakelijk zijn de gegevens te verstrekken aan derden, i.v.m. koppelingen waar andere instanties bij betrokken zijn, of met bijv. subsidieregelingen, dan wordt dit met de klant overlegd.

Hoe en wat wordt geregistreerd

De registraties vinden plaats in een digitale database.

Van de vrijwilliger:                                                                                                           
– naam, en contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres)
– opleiding en kwaliteiten
– voorwaarden en beschikbaarheid

Van de klant:                                                                                                                       
– altijd: naam en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
– indien nodig: adres en eventuele andere gegevens die nodig zijn in verband met de  koppeling . Hier wordt per werkgroep vastgelegd wat nodig is .

Hoe komt Gilde-Zutphen aan de gegevens en wanneer worden deze verwijderd?

De gegevens worden verstrekt door de vrijwilligers en klanten bij aanmelding via onze website dan wel mondeling tijdens een gesprek.

De gegevens worden op verzoek van de vrijwilliger of klant meteen verwijderd en anders in het derde jaar dat ze niet meer gebruikt zijn.

Bescherming persoonsgegevens

Persoonlijke gegevens worden nooit ter beschikking gesteld aan personen of instanties buiten het Gilde-Zutphen, tenzij dit in het kader van met klanten overeengekomen afspraken noodzakelijk is. (zie ook doel van de persoonsregistratie)

De gegevensverwerkers die toegang moeten hebben tot de database gegevens kunnen hier alleen bij via een wachtwoord.

 

Nieuwe vrijwilligers en klanten worden vooraf geïnformeerd over welke persoonsgegevens  worden geregistreerd, over de privacy regels zelf, terwijl de vrijwilligers die met de persoonsgegevens werken op de hoogte worden gesteld van het manier waarop in het kader van de AVG met persoonsgegevens dient omgegaan te worden.

 
Mocht u vragen over de aanzet tot ons privacyreglement, wendt u zich dan per mail tot gildezuco@gmail.com
 

Reageren is niet mogelijk